Digitale communicatie met ouders: effectief contact

Mei 2019
Briefjes mee in de schooltas of een papieren nieuwsbrief voor thuis; dat is op steeds meer scholen verleden tijd. Digitaal communiceren met ouders via een platform of app is meer vanzelfsprekend. Ook op de Prins Mauritsschool en het Edith Stein College.
“Wij werken nu bijna drie jaar met Social Schools, een communicatiemiddel voor scholen. Naast onze website hebben we de Social Schools-app om met de ouders te communiceren. Het is een goed hanteerbaar systeem dat we steeds intensiever gebruiken. Papieren communicatie is bij ons een uitzondering geworden”, zegt Arnold Teune, directeur van de Rijswijkse Prins Mauritsschool.
 
Gebruiksvriendelijk
Het verzoek voor verbeteren van de communicatie met de ouders kwam vanuit de medezeggenschapsraad (MR). De communicatie naar de ouders was altijd een aandachtspunt. Directeur Arnold Teune: “Zo moest bijvoorbeeld de maandelijkse nieuwsbrief 250 keer worden gekopieerd en mailde de groepsleerkracht het ook nog eens aan de ouders. Maakte je een fout in de brief, dan moest je het proces opnieuw doen. Pure papierverspilling. Maar ook andere mededelingen gingen op papier mee met de leerlingen. Nu kan de algemene informatie zonder omwegen direct worden gecommuniceerd. We hebben uiteindelijk uit drie aanbieders gekozen voor Social Schools. Die vonden we het meest gebruiksvriendelijk. Het bedrijf heeft een workshop gegeven aan de leerkrachten en jong en oud pakte het snel op.”
 
Social Schools
In het systeem van Social Schools heeft elke klas haar eigen plek. Die wordt gebruikt door de betreffende leerkracht om informatie te delen. Ook is er een plek voor de algemene berichten van de school, deze wordt gebruikt door de beheerders. Zij hebben ook toegang tot alle klassengroepen en kunnen informatie delen die mogelijk voor alle ouders interessant is, zoals de nieuwsbrief, Haaglanden Beweegt of nieuws van onze dominee, zoals een bericht over aankomende vieringen. We hebben ervoor gekozen om alleen informatie te delen. Reageren kan niet. We wilden niet dat de ouders met elkaar in discussie zouden gaan via de app, of commentaar zouden geven op berichten. Dat kan toch stress of irritatie veroorzaken.”


Arnold Teune

De leerkracht deelt via Social Schools actuele informatie over bijvoorbeeld activiteiten in de groep of een studiedag die eraan komt. Foto’s, filmpjes en andere documenten, maar ook het inschrijven voor de kindgesprekken gaat tegenwoordig via dit systeem. "Daarnaast is het handig voor last-minute mededelingen. Wanneer een leerkracht een keer eerder weg moet, kan dat direct worden gedeeld.”
 
De groepsapp biedt daarnaast een overzicht van alle leden en van welke leerling zij de ouder zijn. Arnold Teune: “Het mooie is dat ouders zelf kunnen bepalen welke persoonlijke gegevens zij willen delen. De een geeft alleen naam en e-mail, de ander ook zijn telefoonnummer en adres. Daar ben je vrij in. Verandert een ouder zijn contactgegevens, dan krijgen wij ook bij de administratie een melding. Zo is de leerlingenadministratie altijd up-to-date.”
 
Gebruik uitbreiden
De Social Schools-app is in principe de enige manier waarop de school met ouders communiceert. “Los van het persoonlijke contact natuurlijk”, zegt Arnold Teune. “Maar wie de app niet zou gebruiken, loopt veel informatie mis. Eigenlijk alleen de nieuwsbrief en de schoolgids staan op onze website. Komend jaar breiden we het gebruik verder uit; we gaan dan ook de schoolactiviteiten in de jaarkalender van Social Schools zetten. Ik ben echt tevreden over deze manier van oudercommunicatie”, benadrukt Arnold Teune nogmaals. “Het is een snelle manier en als je een keer een foutje maakt, kun je dat eenvoudig corrigeren. Bovendien bereiken we nu alle ouders met dezelfde informatie.”
 
Hoy
Het Edith Stein College gebruikt sinds eind januari de mobiele app Hoy om met ouders te communiceren. Rector Gert-Jan Kloos is positief gestemd: “We gebruikten in eerste instantie Magister om contact te onderhouden, maar we vermoedden dat berichten vaak niet werden geopend, of we kregen e-mails terug omdat de adressen niet actueel waren. Voor onze administratie was het dan weer een enorme klus om bij de ouders de juiste gegevens op te vragen. Daarnaast communiceren veel mensen toch liever via hun telefoon dan via e-mail.”
 
Geen app? Dan e-mail
Hoy is gekoppeld aan Magister en heeft daar de contactgegevens van de ouders uitgehaald. Kloos: “We hebben alle ouders een bericht gestuurd met een link naar de Hoy-app en per klas een ouder-appgroep aangemaakt. Ouders die de app niet willen, krijgen alsnog de informatie per e-mail toegestuurd. De mentoren beheren de groepsapp en kunnen berichten plaatsen. Ouders kunnen hier niet op reageren en ook niet zelf een bericht plaatsen. Wel is er de optie om een privébericht naar de mentor te sturen. Die kan op zijn beurt een een-op-een-chat starten met de ouder.
Het handige aan Hoy is bovendien dat de mentor de app op pauze kan zetten. Op vrije dagen bijvoorbeeld. De andere gebruikers zien dan ook dat diegene niet bereikbaar is. Zo kun je de verwachtingen van ouders over bereikbaarheid duidelijk managen.”
 
Positieve reacties
"In de beheeromgeving zien we dat de berichten heel goed worden gelezen, veel beter dan eerst. We krijgen dan ook positieve reacties van ouders. Terwijl wij juist regelmatig klachten kregen over het niet ontvangen van informatie. Ook vinden de ouders het fijn dat ze direct contact kunnen hebben met de mentor. Sommige ouders wisten tot voor kort niet eens wie de mentor van hun kind was, dat is nu wel anders dankzij deze korte lijnen.”


Gert-Jan Kloos

De administratie en beheerders kunnen ook informatie delen in de appgroepen van de mentoren. Gert-Jan Kloos: “Denk bijvoorbeeld aan nieuwsbrieven, of bijvoorbeeld formulieren die ouders moeten ondertekenen voor schooluitjes. Dit kan digitaal en dat scheelt een hoop gedoe. Zo worden er geen brieven meer vergeten in de schooltassen van leerlingen”, lacht de rector. “Daarnaast kunnen we push-berichten sturen als dat nodig is en worden de nieuwsberichten van de website automatisch gedeeld in de Hoy-appgroepen. Zo worden de nieuwsberichten beter gelezen, een ouder gaat toch niet snel meer naar de schoolsite. Die wordt het meest bezocht door aankomende leerlingen en hun ouders”, legt Kloos uit.
 
AVG
De rector van het Haagse Edith Stein College ziet weinig nadelen aan het gebruik van Hoy. Kloos: “Misschien de kosten? Die komen nu uit op zo’n 6.000 euro voor 1.000 leerlingen en hun ouders. Dankzij de koppeling met Magister kunnen er ook automatisch klassen en groepen worden aangemaakt zodat de mentoren met hun leerlingen kunnen communiceren, zonder de AVG-regels te overtreden. Dat gebeurt namelijk wanneer je bijvoorbeeld een WhatsApp-groep gebruikt en de leerlingen jonger dan zestien jaar zijn. Dit is dan ook niet meer toegestaan bij ons op school.” Hoy is al na een paar maanden niet meer weg te denken en gaat alleen nog maar meer gebruikt worden. Gert-Jan Kloos: “Het gebruik is simpel en direct. Het contact met de ouders is in een korte periode echt verbeterd.”
 
Tekst Sietske Arkenau
Fotografie Lou Wolfs